Zadanie Projektu: Základný kameň každého úspešného projektu

Zadanie projektu, často nazývané aj Project Brief, predstavuje kľúčový dokument v živote každého projektu. Je to prvý krok smerom k jeho úspechu, pretože poskytuje jasné a kvalitné základy na začiatok projektu. Vytvára sa v procese Predprojektová príprava a neskôr je rozpracované do Projektovej Iniciačnej Dokumentácie (PID) v procese Iniciácia projektu.

Obsah zadania projektu

1. Definícia Projektu: Zahrňuje jasné vymedzenie cieľov a rozsahu projektu, aby každý člen tímu vedel, na čom sa bude pracovať.
2. Rámcové Zdôvodnenie Projektu: Poskytuje dôvody, prečo je projekt potrebný a akým spôsobom sa zlúči s cieľmi a stratégiou organizácie.
3. Popis Produktu Projektu: Detailný opis výstupov alebo produktov projektu, ktoré sa majú vyvinúť alebo dodávať.
4. Prístup k Projektu: Uvádza stratégiu a metódy, ktoré sa budú používať na riadenie a vykonávanie projektu.
5. Štruktúra Projektového Tímu: Definuje zloženie a zodpovednosti členov tímu a jasne určuje organizačnú štruktúru projektu.
6. Popisy Rolí: Identifikuje kľúčové role v projekte a ich očakávané povinnosti a zodpovednosti.
7. Referencie: Obsahuje odkazy na ďalšie dokumenty, ktoré sú relevantné pre projekt a ktoré môžu byť užitočné pre členov tímu.

Proces vytvorenia zadania projektu

Zadanie projektu vychádza z Mandátu projektu alebo programového manažmentu, ak je projekt súčasťou programu. Ak je mandát projektu nekompletný alebo chýbajúci, môže byť základom pre diskusie medzi riadiacim výborom a užívateľmi. Tiež sa berie do úvahy organizácia, ktorá bude produkt prevádzkovať a udržiavať, a potenciálny dodávateľ produktu.

Dôležitosť aktualizácie zadania projektu

Zadanie projektu je dynamický dokument, ktorý sa môže meniť v priebehu životného cyklu projektu. Môže byť aktualizované po posúdení v projektovom výbore alebo ak sa zmenia niektoré dôležité dokumenty, ako je popis produktu projektu.

Použitie zadania projektu

Projektový výbor využíva Zadanie projektu na posúdenie životaschopnosti projektu a rozhodnutie, či sa oplatí investovať do projektu a pokračovať ďalej v procese Iniciácie projektu.

Zadanie projektu je základným kameňom pre každý úspešný projekt. Poskytuje jasný, súbor informácií, ktoré umožňuje projektovému tímu pochopiť ciele, rozsah a postup projektu. Správne vytvorené a aktualizované Zadanie projektu je kľúčom k úspechu projektu od jeho počiatku až do konca.