Každý projekt začína s plánom. Plán projektu poskytuje štruktúru a smer pre celý projekt. Základné informácie o projekte, ako sú ciele, rozsah, harmonogram a náklady, sú obsiahnuté v pláne projektu. Je to akýsi obchodný plán, ktorý určuje, ako bude projekt realizovaný a aké budú jeho výsledky.
Ďalším dôležitým prvkom je plán etapy. Každá fáza projektu je podrobnejšie popísaná v pláne etapy, ktorý určuje konkrétne aktivity, zdroje a časový harmonogram pre danú fázu. Tento plán je dôležitým nástrojom pre projektového manažéra, ktorý na jeho základe monitoruje a riadi priebeh jednotlivých etáp projektu.
Každý plán musí prejsť procesom schvaľovania. Projektový výbor, ktorý je zodpovedný za strategické riadenie projektu, schvaľuje plány projektu a etapy. Týmto spôsobom sa zabezpečí, že plány sú v súlade s cieľmi projektu a sú realizovateľné v rámci dostupných zdrojov a časového harmonogramu.
Plány tímu sa zameriavajú na plánovanie konkrétnych aktivít a dodanie produktov. Ak je tím externý dodávateľ, jeho plány sú súčasťou zmluvy a schvaľuje ich projektový manažér.
V prípade výnimiek, ktoré môžu nastať počas projektu, je potrebné pripraviť plán výnimky. Tento plán špecifikuje, ako sa bude riešiť odchýlka od pôvodného plánu a aké budú náklady a časový harmonogram týchto opatrení.
Proces prípravy plánov sa skladá z ôsmich krokov, ktoré sa vykonávajú iteratívne počas celého projektu. Tieto kroky zahŕňajú definovanie a analýzu produktov, identifikáciu aktivít a závislostí, realizáciu odhadov, časové plánovanie, dokumentáciu plánu a hodnotenie rizík.
Plánovanie projektu je kľúčovým faktorom pre úspešnú realizáciu projektu. Presné a detailné plány poskytujú štruktúru a smer pre všetkých účastníkov projektu a umožňujú efektívne riadenie priebehu projektu. Je dôležité pamätať na neustále hodnotenie rizík a prispôsobovanie plánov podľa potreby, aby sa dosiahli stanovené ciele projektu.
